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使用数据有效性控制WPS表格数据录入(1) 在很多情况下，规范化地录入数据有助于企业进行统一管理，一来可以对数据录入进行有效的控制，二来尽可能地减少用户误操作从而提高工作效率。因此，WPS表格的“数据有效性”功能就应运而生，它主要用于对用户录入的数据进行实时检查，以保证数据被正确地输入。
“数据有效性”是WPS Office 2005中表格组件中新增的功能，它通常用于以下几个方面：
1、限制非法数值、日期或文本长度数据的输入;
2、指定序列输入数据;
3、根据自定义公式限制数据输入;
4、利用有效性进行信息提示。
由于“有效性序列”在实际工作使用非常广泛，将在其他文章中单独介绍，在这里将对其他3种应用进行简单介绍。
指定日期数据的录入
如果数据表管理员希望用户在工作表A列只能输入指定区间的日期数据，如：2006年的所有日期，可以通过“数据有效性”来进行控制，具体设置如下：
步骤1 启动WPS表格新建一个空白工作表，选中“A列”区域后，选择“数据有效性”菜单项，弹出“有效性”设置对话框，如图 1所示。
图1 打开“数据有效性”对话框
步骤2 在“设置”选项卡的“允许”下拉菜单下选择“日期”，在“数据”下拉菜单中选择“介于”，并在“开始日期”中输入“2006-1-1”，在“结束日期”中输入“2006-12-31”，设置如图 2所示。
图2 设置日期区间
步骤3 点击“确定”后，用户在A列区域只允许输入以上区间的日期。如果输入区间以外的日期，系统将给出“错误提示”，如图 3所示。
图3 指定区间以外的日期输入后的错误提示
按指定文本长度进行输入
如果用户为了统一产品编号的输入，要求数据录入者只能输入8位的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤简介如下：
如图 3所示，用户首先选择B列，再选择“数据有效性”菜单项，在打开的对话框中按图 4所示进行设置即可。
图4 限制文本长度输入设置
经过设置以后，用户只能在B列的产品编号中输入8位的编号，否则系统将出现类似图 3的错误信息提示。
数据有效性的综合运用
前面介绍的方法都是对于单一条件的限制录入，如果人事部门为了便于统一日期格式，要求员工只能输入8位的日期数字(yyyymmdd日期格式)，如“20061231、20080808”等日期数据，那又应该如何控制呢?员工信息表如图 5所示。
图5 员工信息录入表
由于日期数据的特殊性，如果仅仅通过使用“整数”的限制，就很难控制非法日期的输入，如：“20051234”、“20060229”这样的日期，因此用户需要使用自定义公式来进行控制。具体设置如下：
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