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巧用Outlook模板简化日常工作(1) 一、窗体和模板简介
窗体与模板的区别之一在于它们的使用方式与保存位置不同。窗体应当发布到Outlook窗体库之一，例如“个人窗体库”包含私人使用的窗体，各种以Outlook文件夹命名的窗体库包含了在特定文件夹下使用的窗体。
模板是扩展名为.oft的普通Windows文件。选择菜单“文件/新建/选择窗体”，在“查找”栏选择模板文件夹(例如“文件系统中的用户模板”)，就可以找到各种可用的模板。如果要使用窗体，选择菜单“文件/新建/选择窗体”，选择合适的窗体库或文件夹，然后选择可用的窗体。如果窗体被发布到了Outllook文件夹(例如收件箱)，该窗体的名字可以从“动作”菜单找到。Outlook本身带有许多标准(或默认)窗体，它们就是用户打开某个Outlook文件夹后点击“新建”按钮时看到的窗体，具体看到哪一个窗体与当时打开的文件夹有关，例如，打开收件箱文件夹时，点击“新建”按钮打开的是新建邮件的窗体。
创建自定义窗体之后，必须把窗体发布到某个窗体库才能使用它。窗体库一般是本地的；如果在网络上，则目标必须是共享或公用的文件夹，而且还要有必要的权限。
如果使用了email定制窗体，应当确保收件人能够识别该窗体。由于窗体是定制的，收件人不一定能够访问窗体的定义信息。为了确保收件人能够看到完整的邮件，必要时应当把窗体定义信息和窗体一同发送。下面我们可以看到，有一个复选框专门用来完成这个任务，它保证收件人接收的email中包含窗体的定义信息。另外，使用定制窗体时，还应当保证收件人使用的是Outlook，否则，他们可能无法查看收到的内容。但是，对于模板文件，这种情况就不会出现了。
二、创建邮件模板
要创建邮件模板，第一步是创建一个新的邮件。在文件夹视图中点击“收件箱”，再点击“新建”按钮创建新邮件。填写邮件的内容，一般地，这里需要输入一些邮件的正文内容和签名。具体需要输入哪些内容与模板的用途有关。例如，如果email模板用于外出通知，只需说明自己不在办公室，紧急公务请联系另外的人；对于常规的公告邮件，则应当包含所有总是在公告中出现的内容。记住，应用模板时模板本身不会被改变，删除文字总是要比添加文字方便，所以，最好在模板中放入该类email中经常出现的所有信息。
如果用该模板创建的邮件总是与特定的事件相关，例如要求获取某类信息或帮助，可以为邮件设置主题，避免以后每次重新输入主题。有些邮件总是有一组固定的接收者，在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”栏目输入这些邮件地址，可以进一步简化以后的操作。
完成邮件模板之后，接下来要保存它。选择菜单“文件/另存为”，从“保存类型”列表选择Outlook模板(*.oft)，输入模板文件的名字，“保存位置”显示出了保存模板的默认位置。
为便于访问，可以把模板加入到Outlook面板。Outlook面板包含了许多指向Outlook工具的快捷方式。当定制模板的数量日益增加时，在Outlook面板中创建组来管理模板不失为一种好方法。
1、右击Outlook面板的任意空白区域，选择菜单“添加新组”，Outlook面板的底部出现了一个新的组， 为该组指定适当的名称，例如“模板”。
2、双击组的名称，打开该组。
组里面可以放入各种快捷方式，例如Outlook工具、Web页面、Word文档以及email模板等。模板是扩展名为.oft的文件，所以可点击Windows菜单“开始/搜索/文件或文件夹”查找。把找到的模板文件拖入Outlook面板，然后为面板中的快捷方式指定合适的名称。
三、把模板保存为窗体
把模板保存为窗体的好处是，当用户打开特定的文件夹时，如“收件箱”，他可以很方便地通过动作菜单访问相关的窗体，而且窗体的运行速度要比模板略快。另外，利用窗体可以构造出某些特殊的功能，例如复杂的控制功能，模板没有这方面的优势。
把模板保存为窗体的过程是：
1、首先创建模板，或打开现有的模板。
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